塾の教室長・副教室長の1日スケジュール：一般社員との違いは？【キャリアコラム#84】

こんにちは。塾の正社員3年目に、昇格試験に合格して役職者になった吉田です。

私は授業を行いながら教室運営全般を担当し、会社全体のプロジェクトにも関わるなど幅広く働きました。

今回は塾講師としてのスキルアップを目指す方に向けて、私が役職者になってからの1日のスケジュールを紹介していきます！

この記事を読むことで
・塾の責任者、管理者にどのような仕事があるか
・一般社員と役職者の違い
がわかります。

塾講師1～2年目のスケジュールを書いた記事：塾の新人正社員の1日スケジュール：授業以外に何してる？

目次
・13～14時：打ち合わせや会議
・14～15時：教室運営と集客
・16～21時：授業とその合間
・21～22時：質問対応と1日のまとめ
・番外編：終業後と休日の過ごし方
・さいごに：塾の責任者、管理者で大切なこと

13～14時：打ち合わせや会議

一般社員と役職者の違いの1つは「関わる社員の多さ」です。私は以下のように毎日異なるメンバーと打ち合わせや会議を行っていました。

火曜日：担当教科①の打ち合わせ
指導内容の確認、教材研究＆作成、指導方法の検討、授業練習など

水曜日：小学生部門の会議
イベント企画・広報、教材研究＆作成など

木曜日：地区別の会議
地区全体で運営・集客の目標と状況を確認、イベント企画、授業練習など

金曜日：担当教科②の打ち合わせ

土曜日：教材と事務用品の管理、発注
自教室の管理⇒地区内で過不足の調整⇒発注

関わる社員が多いと大変そうというイメージがありますが、人とのつながりは大きな支えになります。

教室運営で壁にぶつかったときに「過去の対応方法」をベテラン教室長に相談したり、集客がうまくいっている責任者に「成功の要因」を質問したりすることができるからです。

打ち合わせや会議に参加する際は「迅速なレスポンス」を心がけましょう！意見を求められたときに発言するだけでなく、提案・質問・お礼をすばやく伝えることが信頼関係につながります。対面でのレスポンスだけでなく、電話やメールもオススメです！

14～15時：教室運営と集客

私が新入社員のときは、授業をこなすことが最優先でした。塾の責任者・管理者は自分のことより「授業を行うための環境・土台づくり」に取り組む必要があります。

業務の例
・出欠簿、座席表、教室割や時間割の作成
・生徒の情報入力、成績管理と入金管理
・保護者面談、生徒面談、社員やアルバイトとの面談

私は教室運営を担当した当初、生徒の目にふれる座席表や時間割は余裕を持って作成していました。

一方、情報入力や管理といったＰＣを使った業務は「まとめてやろう」と後回しに。

1つ1つの入力は数分で済むものでも、ためると本当に大変です。

さらにお金に関する動きの遅れやミスは、後々トラブルになる危険性があります！

保護者面談のあと、入会の書類が提出されたとき、コースが変更で受講金額が変更になったときなど、すぐに情報入力と更新を行う習慣をつけましょう。

集客は重要な業務

塾の集客対象は、大きく分けると次の3種類です。
1、季節講座やイベントに参加する生徒
2、通塾生の兄弟姉妹や、口コミ・紹介の生徒
3、塾探しをしている新規の生徒

1、2、3をいつどうやって集客していくか、行動計画を立てましょう。

予定通りに行動できた・できなかった・行動できたけれども結果が出なかったなど、振り返りと改善を行うことも重要です。

例）夏期講座に向けた集客計画
4～5月

・塾の内部を充実させる期間。運動会や部活の大会に向けた練習で体力的にきついことへの共感、新中学1年生の勉強のリズムづくりを特に意識する。

・6月の定期テストに向けたイベント（テスト前勉強会など）を企画する。

6月

・定期テストに向けた対策授業。通塾生への責任を果たすことを最優先する。

・イベント告知
対①ＤＭ郵送、電話かけ
対②授業後のホームルームの時間に伝達、塾内部の掲示物作成、チラシの配布、保護者にメールで案内
対③ＨＰ更新、外向けの掲示物（看板やポスターなど）作成、ポスティング

・イベント実施＆その後
対①②③電話・メール・保護者面談で、お礼とフィードバック、次回のイベント案内（夏期講座）を行う。
・夏期講座の教師配置、指導内容、教材、時間割などの準備を進める。

7月

・通塾生に対して、テストの振り返りと夏期講座案内を行う。1学期の保護者面談も実施。（夏期講座のメリットを通塾生とその保護者にもしっかり伝える）

・夏期講座のリマインド
対①電話かけ
対②テスト後に塾を探している生徒、夏休みに塾を考えている生徒の情報収集を行う。
対③ＨＰ更新（テスト結果のアピール、夏期講座の詳細や定員まであと〇名など、定期的に更新する）、新規問い合わせに対して迅速丁寧に対応する。（資料郵送、体験授業の案内、面談の日程決めなど）
・夏期講座の運営準備を進める。

私はこの例のように計画と振り返り・改善策を1週間ごとに報告書にまとめて提出していました。

16～21時：授業とその合間

夕方以降は授業がメインです。合間の時間は、保護者面談や電話かけ・メール作成を中心に行います。役職者になってから保護者とのコミュニケーションが圧倒的に増えました。

また、新入社員の時には生徒1人1人と向き合うことを大切にしていましたが、それだけでなく「塾全体の雰囲気づくり」も考えるようになりました。

塾全体の雰囲気づくりとは
・教室の天気は自分が作る
（自分が暗かったら生徒も暗くなる。いつも明るく元気に授業を行う）
・塾が向かっている方向を生徒や講師間で共有する
（テストに向けて頑張る期間と決めたら、口頭や掲示物で伝え続ける）
・今後のスケジュールに期待感を持たせる
（夏休みはこういうことを学び、先輩たちはこう伸びたとデータを見せつつカリキュラムを紹介する）

塾の責任者・管理者がポジティブな雰囲気を作れば一緒に働くメンバーも前向きになり、生徒や保護者に必ず伝わります。運営と集客にいい影響が出ること間違いなしです！

21時～22時：質問対応と1日のまとめ

授業の後は質問対応と1日の動きの確認を行っていきます。

ここで意識していたのは「自分の目が届きにくい所を確認」することです。

私の塾では集団授業を正社員が担当、個別指導をアルバイトの大学生が担当しており、目が届きにくい場所＝個別指導関係といえます。

個別指導の生徒に声をかけるのはもちろん、学生が帰宅する前に話を聞くようにしていました。

学生講師とのコミュニケーションの例
・授業や生徒状況の確認
・塾以外のスケジュールの確認
・質問、相談、提案を聞く

学生には試験や就職活動、他のアルバイトの予定があります。雑談も交えながら話を聞いて忙しい時期の情報を得ることで、余裕を持たせたシフト調整を行うことができます。塾の管理を行うとき「講師の急な遅刻・欠席」の穴埋めをするのはとても手間がかかります。体調不良以外の遅刻と欠席は、管理者の工夫次第で防ぐことができるものです。お互い気持ちよく働くために、コミュニケーションを大切にしましょう！