誰もが経験したことがあるであろう電話応対。
普段の生活ではもちろん、
塾講師アルバイトの応募や、
アルバイト中に電話対応をしなければいけないときもあるでしょう。
また就職活動の時に電話対応は絶対に必要なスキルです！
電話対応は、声だけの会話なので、
対面時以上に失礼や誤解がないよう、マナーに気をつける必要があります。
本記事では、
電話を受ける時、かける時のマナーをまとめました！
重要なポイントが満載なので、
ぜひ最後までご覧ください！
もくじ
- 注意したい基本中の基本
（受ける時／かける時共通） - 電話を受ける時のマナー
-基礎 個人編
-応用 アルバイト中の受け答え - 電話をかける時のマナー
-基礎 個人編
-応用 アルバイトでのかけ方 - 塾講師バイト選考時の電話マナー
- おわりに
1.注意したい基本中の基本
（受ける時/かける時共通）
電話は声だけの会話です。
よって、失礼なくスムーズにやりとりをするためには、
普段の会話よりも注意すべきポイントがいくつかあります。
電話マナーの基本その１
「大きな声でハキハキと話す」
声が暗くてボソボソ話してしまうと、
相手は聞き取りづらく印象も悪くなります。
一般的に電話を通すと
声が少し低く聞こえてしまう傾向があるので、
通常のトーンよりも少し高めの声を出すとよいでしょう。
もちろん、大きな声がいいからと言って
極端に大きくしすぎるのもNGですよ！
電話マナーの基本その２
「言葉遣いには気を付けよう」
電話では互いの顔が見えないため、
雑な言葉遣いをすると、
対面時以上に
悪い印象を与えてしまいがちです。
近い間柄であっても、
対面での会話より少しだけ
言葉遣いに気を付けるとよいでしょう。
電話マナーの基本その３
「“ながら電話”は絶対NG！」
電話では互いが見えないからと、
電話中に関係のない作業をしながら話す
“ながら電話”は失礼にあたるので
絶対にやめましょう！
互いの姿が見えなくても、
意外と様子が伝わってしまうものです。
また、ながら電話は
用件の聞き逃しにもつながります。
電話マナーの基本その４
「電話は『簡潔、丁寧、正確、迅速』に！」
電話は声だけで用件を正確に
伝えなければいけません。
よって、わかりにくい説明は避け
「簡潔・丁寧・正確」な話をするよう
心掛けましょう。
また、互いに忙しい中かけることも多いので
「迅速」に伝わるよう留意すると
さらによいでしょう。
電話マナーの基本その５
「身内に敬語は使わない」
塾や会社の立場として電話をする場合、
自塾/自社の社員には「○○さん」などと
敬語は使ってはいけません。
これは電話でなくても同様です。
たとえ塾長や社長など自分より
だいぶ偉い人でも呼び捨てで対応しましょう。
ただ、「塾長の○○は…」など
役職として使う場合は使って問題ありません。
ちなみに、自社/自塾のことは「弊社/弊塾」、
相手の会のことは「御社や貴社」と呼びます。
電話マナーの基本その６
「ミスを防ぐ！重要事項はこちらから繰り返そう」
名前や電話番号など、
重要事項や間違いやすいことは
たとえ相手が聞き返してくれなくても
復唱し相手に確認してもらうとよいでしょう。
また、電話を切る前に
では、○○の件について＊＊＊のように
ご対応お願いいたします
などと自然に用件のサマリーを入れ
確認するのもよいでしょう。
このように、円滑な伝達のためには
多少面倒でも繰り返しの確認が効果的です。
2.電話を受ける時のマナー
電話を受ける時のマナー・基礎
〜個人編〜
マナーを紹介していきます。
１：電話が鳴ったら早くでよう
電話が鳴ったら早くでるようにしましょう。
個人の場合明確な基準はありませんが、
ビジネスにおいては３コール以内にでるのが
マナーとされています。
もしでるのが遅くなってしまった場合は、
「お待たせいたしました」など
ひとこと加えるようにしましょう。
２：自己紹介と挨拶を忘れずに
電話を受けた時には、
最初にしっかりと
名前を名乗りましょう。
これにより間違い電話の場合
気付くことができますし、
重要な話題も安心して話すことができます。
なお、もしもかけてきた相手が
名乗ってくれなかった場合は、
「失礼ですが、どなた様でしょうか？」と
確認してもよいと思います。
加えて重要なのが挨拶です。
面識のある相手なら
「お世話になっております」、
初めての相手なら「はじめまして」など、
ひとこと添えることで
お互い気持ちよく会話できます。
３：かけた側が切るのが基本。相手が切るのを待とう
一般的には、電話を掛けた側から
電話を切るのがマナーと言われています。
電話を受けた場合は、
話が終わってもすぐ切らず
一呼吸様子をみるのが無難だと思われます。
電話を受ける時のマナー・応用 〜バイト中の受け答え〜
塾講師などのアルバイト中に
塾の電話を受ける場面もあるでしょう。
上記の基礎編に加え、
このような場面で注意すべき点を
応用編としてまとめました。
１：バイトだろうと関係ない！あなたは塾の代表
塾の電話を受ける場合、
電話の相手からしたら
あなたは塾や会社の代表です！
「アルバイトだから」なんて
言い訳は通用しません。
あなたの対応が塾の対応となり、
よい対応なら
「この塾はしっかりしている」
と思われますし、
その反対も同様です。
過剰に意識しすぎて
緊張しまうのもよくないですが、
心構えとしてこのことを
頭の片隅にしっかりと置いておきましょう。
２：最初に確認！誰からのどんな用件か
塾にかかってくる電話は、
塾講師のあなたあてというより、
塾長など管理職あての場合が多いです。
なので取り次ぐことを前提として対応します。
まず、電話相手が誰なのか確認します。
もし名乗ってくれなかった場合や
聞き取れなかった場合は、
恐れ入りますが、
お名前をもう一度お伺いできますか？
と確認してみましょう。
次に、用件を確認します。
「どのようなご用件でしょうか？」
と聞いてみましょう。
３：ミス多発！電話の取り次ぎ
相手から取り次ぎ先の指定があった場合は、
担当者へおつなぎいたしますので
少々お待ちください。
と一言添え、
保留にして担当者へ取り次ぎます。
取り次ぎ先の指定がなかった場合は、
用件から考え、塾長など担当者へつなぐか、
わからない場合は無理せず、
恐れ入りますが、
誰におつなぎすればよろしいでしょうか？
と聞いてみましょう。
電話を取り次ぐ際には、
△△さん（担当者）！
□□様（相手）から○○（用件）について
お電話が入っています
と伝えると、
取り次ぎ先の担当者も対応しやすいです。
また、担当者が不在の場合には
不在を伝えたうえで、
△△が戻り次第、
折り返しお電話差し上げましょうか？
と提案します。
この場合、
- 「よろしくお願いします」
と依頼される
- 相手から押し返えすことになる
- 伝言を頼まれる
の3パターンになることが多いです。
なお欠席連絡など伝言で事足りる場合は、
最初から伝言を提案しましょう。
４：内容を正確に聞き取る！メモも有効
伝言を頼まれた場合、
あなたは用件をしっかりと塾長などへ
伝達する必要があります。
塾にかかってくる電話は、
生徒さんの欠席連絡や
塾の運営に関することなど、
伝え漏れがあってはならない
重要な用件なことが多い
ので注意が必要です！
そのために、まずは
正確に用件を聞き取る必要があります。
聞き取れない部分を「ま、いっか」と流さず、
申し訳ありません。
聞き取れなかったため
もう一度よろしいですか？
としっかり確認する必要があります。
また、聞き取る際にはしっかりと
メモを取るとよいでしょう。
メモを取る際は
すみません、メモの用意をしたいので
少々お時間いただけますか？
とお願いして、しっかり準備しましょう。
メモは文章形式で書いていると
会話に遅れてしまうので、
箇条書きで要点だけを書くよう
心がけましょう。
3．電話をかける時のマナー
電話をかける時のマナー・基礎
〜個人編〜
電話をこちらからかける時に、
特に注意すべき点がいくつかあります。
基礎編は塾バイト中など関係なく
私生活でも気を付けておくべき
大人のマナーです。
１：かける側の礼儀！
事前に用件の整理をしよう
電話をかけるということは、
かける側から受ける側へ何かしらの用件を
伝えたい場合が多いです。
よって、スムーズなやり取りをするためも、
電話をかける前に「誰に」「何を」話すか
考えておきましょう。
２：会話の基本！相手の都合を考える
電話をかけるということは、
こちらの都合で相手の時間を
奪ってしまう行為です。
よって、相手の気持ちになって、
相手が今どのような状況にいるか、
電話をしてよい時かどうか
を想像し電話をかけるようにしましょう。
具体的には、朝夜の遅い時間や
昼休憩時間などはさけたほうがよいでしょう。
加えて、用件に入る前に
○分ほどお時間いただいても
よろしいでしょうか？
と確認しておくのもよいでしょう。
これはアルバイト選考などで
塾へ電話をかける時も同じです。
塾の授業時間帯などは
塾講師の先生方は忙しいので避けましょう。
３：最初に伝えよう！名前と用件
最初に電話をかけた側から
自分の名前（＋会社や塾名）を名乗り、
用件を伝えるのが礼儀です。
なぜなら、受けた側はこの情報をもとに
これからの話に予測をすることができますし、
担当者へつなぐ時に必要となります。
なお、ここで伝える用件は
○○の件でお電話差し上げました。
などと端的にまとめるようにしましょう。
ここで長々と話してしまっては
意味がありません。
電話をかける時のマナー・応用
〜バイト編〜
１：よくある！相手が不在の場合の対応
用件を伝えたいと思った相手が不在で、
他の方が電話にでるパターンはよくあります。
この場合、対応は大きく2つに分かれます。
自分の用事でかけた場合は、
改めてこちらからかけなおすよう伝えるのが一般的です。
その際に担当者の都合のいい時間を
きいてみるのもいいでしょう。
逆に、相手の用件でかけた場合は、
恐れ入りますが、お電話を頂きたい旨を、
お伝え頂けますでしょうか。
と向こうからかけていただくよう
お願いするのが一般的です。
この時には再度
私は××塾の◯◯です。
***-****-****（電話番号）まで
よろしくお願いいたします。
と名前と連絡先を伝えましょう。
自分のつながりやすい時間帯を伝えておくと
折り返しいただいた時にスムーズです。
なお、伝言を頼むことも可能ですが、
重要な用件や長い用件は避けましょう。
２：相手を思いやるクッション言葉を使おう
適宜クッション言葉を用いて
表現を柔らかくするとよいでしょう。
特に塾などの代表としてかける場合、
悪い印象を与えてしまわないために
クッション言葉は有効です。
クッション用語には、
「恐れ入りますが…」「失礼ですが…」
「お手数をおかけいたしますが…」などがあります。
３：最後まで気を抜かずに！電話の切り方
気を抜いてしまいがちですが、
電話の切り方は相手への印象という面で
意外と重要です。
個人間ではかけたほうが先に切ると
一般的に言われていますが、
塾として電話した場合には、こちらからすぐに切るのは避け一呼吸様子を見るのが無難です。
特に、相手がお客さんなどの場合は
基本的に相手から切っていただくまで
少し待ったほうがよいでしょう。
4.塾講師バイト選考時の電話マナー
塾講師ステーションから応募をすると、
１週間程度以内で応募した塾の採用担当者から
選考の案内をする電話やメールが来ます。
そこで常識はずれの対応をしてしまうと
選考を始める前から採用担当者に
悪い印象を与えてしまいかねません！
（小さい塾の場合など、
連絡をくれた方が選考官となるのは
よくあることです）
せっかくのアルバイト、
電話マナーをしっかり学んで
快適に働き始めたいですよね。
1：忘れないようにメモを取ろう
電話を受ける時の
4つ目のマナーにもありましたが、
重要な情報はメモを取るようにしましょう。
特にアルバイトや就活の選考時には
相手から日時や場所などの
大切な情報を伝えられることが多いです。
よって、塾から電話が来そうな時期
（応募後1週間程度）は
メモとペンを携帯してく必要がありますね。
事前に準備しておきましょう。
その上で、必ずメモを取っておきたい内容は
- 選考等の日時/場所
（住所やアクセス等含む） - 持ち物
- ご連絡先（電話番号やメールアドレス）とお名前
- その他、選考内容や諸注意など
重要と思われるもの
などがあります。
ここでミスをしてしまうと、
選考の日時や場所を間違えるなど
大変なことになります！
注意深くメモをしましょう。
2：ミスを防ぐ！
重要事項はこちらから繰り返そう
上記で挙げた日時など重要事項は、
こちらから担当者の方に繰り返して確認するようにすると良いでしょう。
1つ1つ「○月○日の??時ですね」と
情報を確認するもいいですし、
最後に確認させていただけますか。お伝え頂いた内容は、～～～で間違いないでしょうか？
と全項目を
まとめて確認するのもよいでしょう。
現役塾講師より
電話やメールでの言葉遣いは気を付けています。また、電話では、相手が誰でどのような用件であるかをしっかり聞けるように注意が必要だと思います。相手より先に切らないようにするなど、小さな心遣いにも気を付けています。 （大学2年生 女性 ）
シミュレーションしよう！会話の例
ここで、
とある塾（A塾）へ選考中の塾太郎くんと、
採用担当者との電話の会話を見てみましょう。
今まで解説してきたポイントが、
きっとできているはずです。
これを見習ってみなさんも
電話マナーをしっかり守りましょう！
電話シミュレーション〜A塾と塾太郎とのやりとり〜
担当者「はい、A塾です。」
塾太郎「塾講師ステーションから御社の求人に応募致しました塾太郎と申します。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか？」
担当者「はい、私が担当の◯◯です。」
塾太郎「はじめまして！先ほどは授業中のため電話に出られず申し訳ございませんでした。折り返し差し上げたのですが、今お時間よろしいでしょうか？」
担当者「はい、お電話ありがとうございます。面接の件でお電話差し上げたのですが、来週の水曜日の午後４時はいかがでしょうか？」
塾太郎「申し訳ありませんが、来週の水曜日は伺うことができません。来週でしたら、水曜日と金曜日以外の16時以降であればいつでも伺えます。」
担当者「そうですか。それでは、木曜日の18時はいかがですか？」
塾太郎「大丈夫です。」
担当者「では来週、△月□日18時、A塾の受付にお越しください。持ち物は履歴書、筆記用具です。当日はスーツ着用でお願いいたします。」
塾太郎「はい、承知しました。では△月□日18時、そちらへ伺います。」
担当者「はい、では当日お待ちしております。」
塾太郎「よろしくお願いいたします。ありがとうございました。では失礼いたします。」
5.おわりに
いかがでしたか？
相手との一対一の電話の対応は、
緊張するという方も多いはず。
ぜひこの記事を参考に、
丁寧な電話対応ができる
ビジネスパーソンを目指してくださいね！
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