バイトに応募をした後、応募先の企業から面接連絡がメールで届くことがあります。
そんなとき、どんな返信をすれば好印象を与えるのか、ポイントをすべてお教えします！
～目次～
- 返信は何分後にすればいいの？ビジネスマナー的にはどのくらい？
- 返信する時間帯はいつぐらいがいいの？
- 質問にはどのくらい応えればいいの？
- メールに対して電話で回答してもいいの？
- オススメ例文
返信は何分後にすればいいの？ビジネスマナー的にはどのくらい？
メールが届いてから24時間以内が基本です。
例えば、
午前中に届いていたのなら夕方～夜までには返信、
夜届いていたら翌朝までに返信、
夕方だったら、その日の夜か、翌朝、
といった具合です。
万が一返信が遅くなってしまった場合には、遅くなったことをお詫びする言葉を入れましょう。
また、すぐに返信ができない場合には、まずメールを受け取ったことだけを連絡し、後から詳細な返信を送る、といった形でも大丈夫です。
★ビジネスマナーのポイントは、早く正確な返信をすること
慌てて、正確でない情報を連絡したり、正確な情報がわからないから連絡できるまで放置したり、といったことは、ビジネスマナーとしてはNGです。
返信する時間帯はいつぐらいがいいの？
ビジネスマナーとして適切なメール返信の時間帯とは、いつ頃でしょう。
★一般的なビジネスタイムである、9時～19時くらいの間に返信することがポイント
どうしてもそれ以外の時間帯に返信する場合には、「夜分遅く失礼いたします」「朝早い時間から失礼いたします」といった一文を添えるなど、気遣いを見せられるとよいですね。
避けるべき時間帯は、やはり深夜や早朝です。
不規則な生活を送っているイメージを与えますし、万一先方が通知を受け取るような設定をしている場合には、迷惑をかける可能性もあります。注意しましょう。
質問にはどのくらい応えればいいの？
繰り返します。ビジネスマナーの基本は「早く正確に」です。
メールの返信には、あなた個人を識別してもらえる情報と、質問されていることに対する的確な回答、これだけは最低必要です。
例えば、個人を識別してもらえる情報として、どこまで書くべきでしょうか？
企業の担当者の立場になって考えてみましょう。
多くの応募者と連絡を取り合う側にとって、必要な情報は「どこの誰か」「連絡がとりやすいか」という点が重要になります。
例えば、
- 「姓」だけを名乗る → ×
同じ「姓」の方が複数いれば、どの応募者のことか判別できません。
- フルネーム → △
フルネームでも、同姓同名の可能性を考えるとベストではありませんね。
- 所属 ＋ フルネーム → ○
本当に最低限で、どこの大学の誰か、という情報が必要です。大学名学部名くらいまであれば、きちんと識別してもらえる情報量と言えるでしょう。
- 所属 ＋ フルネーム ＋ 連絡可能な複数連絡先 → ◎
さらに気が利いているのは、連絡先を併記すること。
メールが届いているので先方にメールアドレスは分かっていますが、そのメールアドレス以外にも自分の連絡が取りやすい連絡先候補を記載しておくことで、何かの理由で別な手段で連絡を取る必要があった場合に安心できます。スマホの電話番号など別な連絡手段が望ましいですね。
また、企業の担当者がメールを読んだ次のアクションを想像してみてみましょう。
おそらくあなたからの返信内容で面接日を確定させ、もう一度こちらに連絡をしようといった行動が想定されます。
その場合に、もらったメールの中に個人を識別できる情報と連絡先が漏れなく入っていれば、そのメールを読むだけで企業の担当者の次の業務が完了できるので、非常に助かります！
もう一つ、先方への気遣いを印象付ける方法として、メールの件名の工夫があります。
単純に返信の場合は「Re:」を頭につけて返して大丈夫ですが、もし件名に自分の名前が無い場合には、あえて「【フルネーム】Re:」まで付けると、件名を読むだけで誰からの返信か分かり、たくさんのメールを読んでいる企業の担当者にも気づいてもらいやすくなりますよ♪
メールに対して電話で回答してもいいの？
★ビジネスマナーとしては、回答が早い方がよい用件は、電話で行うべきです
例えば、メールで面接日程をもらい、メールで返信し、日程が確定したとき。
今までがメールでも、面接当日の時間変更を依頼したり、遅刻や欠席したりする連絡は、間違いなく電話で行うべきです。むしろ、電話でなければ失礼になるでしょう。
また、メールの返信をしたけど、企業からの返信がなく、日程が確定したかどうか分からないと思ったとき。
企業の担当者は何人もの応募者と日程調整をしていますから、2〜3日は待っても大丈夫です。
面接予定日の2日前まで待っても返信がなければ、電話をしてみても問題ありません。
その場合のポイントとして、
「メールでご連絡いただいておりましたが、日程が迫り、念のため確認でお電話いたしました」と一言添えられれば、失礼にはなりませんのでご安心ください。
では、電話での連絡が失礼になってしまうのはどのような場合でしょう。
- （バイトあるある）メールの返信を電話でする。
先方も都合があってメールで連絡をしているのに、その都合を考えないような対応はNG。
- （バイトあるある）要領を得ない話を長々とする。
電話でも、用件はまとめてから伝えるようにしましょう。少し質問したいな、確認したいなと思ったら、他に心配なことがないか、聞いておかないと分からないことはないかなどを洗い出しした上で連絡しましょう。
- （バイトあるある）忙しい時間帯の電話。
事前にホームページなどで応募先の営業時間を確認することはもちろんですし、塾によっては時間割を載せているところも多いですから、授業のない時間帯にかけるといった配慮ができるとすばらしいですね。
- （バイトあるある）スマホの電波状況が安定しない環境。
せっかくかけたのに、電波状況が悪くてお互い聞き取りにくかったり、周囲がうるさくて会話にならなかったりしたら、時間の無駄になってしまいます。かける時には電波状況と周囲の環境も整ったところでかけた方がよいです。
では、いよいよメール例文を見ていきましょう！
例文1：連絡を受けた面接日程でオッケーなときの返信例
＜件名＞
Re:面接日程の件
＜本文＞
●●塾（教室名）
教室長 ●●様
塾講師のバイトに応募いたしました、塾山塾太郎と申します。
面接日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
ご提案いただいた日程のうち、
〇月〇日（〇曜日） 〇時～
こちらの日時に、（面接場所）へ伺います。
どうぞよろしくお願いいたします。
△△大学△△学部 △年
塾山 塾太郎
電話: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXXX＠XXXX.com
例文2：面接日程オッケーでないときの返信例
＜件名＞
Re:面接日程の件
＜本文＞
●●塾（教室名）
教室長 ●●様
塾講師のバイトに応募いたしました、塾山塾太郎と申します。
面接日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、いただいた日時は別な予定が入っているため、
他の日程で調整をお願いできないでしょうか。
また、私は以下の日程でお伺いすることが可能です。
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
お忙しいところ、お手数をおかけして恐れ入ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
△△大学△△学部 △年
塾山 塾太郎
電話: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXXX＠XXXX.com
★ポイント
時間を指定するときは、開始時間だけ書くより、空いている「時間帯」で示しておくと、面接にかかる時間も考慮してもらえるので、行き違いがなく効率的！
例文3：日程連絡に加えて質問したいときの返信例
＜件名＞
Re:面接日程の件
＜本文＞
●●塾（教室名）
教室長 ●●様
塾講師のバイトに応募いたしました、塾山塾太郎と申します。
面接日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
ご提案いただいた日程のうち、
〇月〇日（〇曜日） 〇時～
こちらの日時に、（面接場所）へ伺います。
また、恐れ入りますが、持ち物と服装について確認してもよろしいでしょうか。
当日は、
・履歴書
・筆記用具持参
・スーツ着用
と考えておりますが、その他留意すべきことがございましたら、
ご教示いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
△△大学△△学部 △年
塾山 塾太郎
電話: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXXX＠XXXX.com
★ポイント
ただ「何を持っていけばいいですか」よりも、「自分の想定していることを問いかける」という行動にすることで、主体的な印象を与えることができますね。
後から日程変更を依頼するときの返信例
＜件名＞
Re:面接日程の件
＜本文＞
●●塾（教室名）
教室長 ●●様
塾講師のバイトに応募いたしました、塾山塾太郎と申します。
大変申し訳ありませんが、面接のお約束をした日程を変更していただきたく、
ご連絡を差し上げました。
その日、家族の急な都合が入り、どうしても伺えなくなってしまいました。
可能でしたら、再度他の日程で調整をお願いできないでしょうか。
また、私は以下の日程でお伺いすることが可能です。
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
・〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時の間
お忙しいところ、お手数をおかけして恐れ入ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
△△大学△△学部 △年
塾山 塾太郎
電話: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXXX＠XXXX.com
★ポイント
欠席になる理由を明確に、また理由が重大な内容であり、決して面接予定を軽んじているわけではないことが伝わるように書きましょう。理由をあいまいにしない、ささいなことと捉えられる書き方をしないことです。勤務後もそういう理由で安易に休まれるかもしれないと思われてしまいます。
面接を辞退するときの例文
＜件名＞
面接辞退のご連絡（塾山 塾太郎）
＜本文＞
●●塾（教室名）
教室長 ●●様
今回面接をお約束しておりました、塾山塾太郎と申します。
大変申し訳ありませんが、他で採用が決まってしまい、
この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、面接の時間をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
△△大学△△学部 △年
塾山 塾太郎
電話: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXXX＠XXXX.com
★ポイント
辞退の理由は「一身上の都合」「他で採用が決まった」「家庭の事情」等で伝えましょう。詳しく説明する必要はありません。極力早く連絡をすることが重要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
メールも、使い方や気遣い次第で自分をPRする有効なツールになります。
手軽で便利なツールではありながら、一度相手の立場になって読み返してみると、いろいろ気が付くことが増えますよ。うまく活用してみてください！
